CFO wil facturering automatiseren

Management Team, 30 november 2010

Deel 1 van de publicatie omtrent het Best of Finance onderzoek gehouden door DPA Finance.

Bedrijven zetten de komende jaren fors in op de automatisering van hun financiële administratie. Met name bij simpele klussen als de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen komen er straks nauwelijks meer mensenhanden aan te pas.

Die verwachting spreken financieel directeuren en Hoofden Financiële Administratie uit in het DPA-onderzoek naar Best of Finance, een rapportage waaraan 220 kopstukken van financiële afdelingen hebben meegewerkt. Door cashproblemen als gevolg van de economische crisis zijn heel wat automatiseringsprojecten de afgelopen twee jaar bevroren. De meeste cfo’s verwachten dat de draad snel weer kan worden opgepakt. “Veel projecten zijn weliswaar stilgelegen, de behoefte aan automatisering is gebleven. Langzaam aan is de tijd gekomen om al die achterstanden weg te werken”, zegt Martijn Kösters, Business Unit Manager van DPA Finance, het bedrijf dat opdracht gaf voor het onderzoek. Op dit moment wordt ongeveer een kwart van de inkoopfacturen elektronisch ingelezen. Cfo’s verwachten dat dit aantal in 2015 explosief is toegenomen tot ruim 60 procent. Het elektronisch verwerken van de verkoopfacturen gebeurt nu in 55 procent van de gevallen. De verwachting voor over vijf jaar is maar liefst 83 procent.

Administratief personeel
Volgens Kösters heeft dit onherroepelijk grote gevolgen voor de vraag naar administratief personeel. Vooral de medewerker die zich bezighoudt met het verwerken van de factuurstroom moet vrezen voor zijn baan. “Die functies worden de komende jaren in grote mate weg-geautomatiseerd, zo is de verwachting. Het gaat hierbij in de meeste gevallen om mensen met een mbo-diploma. De vraag naar hoger opgeleid personeel blijft wel bestaan”, zegt Kösters. “Dat zijn de financieel specialisten die zich bezighouden met uitzonderingsgevallen, scenarioplanning en rapportages. Maar liefst 66 procent van de ondervraagden verwacht dat de eisen voor financiële medewerkers de komende twee jaar zal toenemen. Binnen grote bedrijven is dat zelfs 80 procent.” Door de economische crisis denkt het bedrijfsleven overigens dat het in ieder geval tot 2013 niet moeilijk zal zijn om vacatures op de financiële afdeling gevuld te krijgen. Slechts 14 procent van de ondervraagden gelooft dat dit wel het geval zal zijn. In 2008 was dat nog 41 procent.

Sleutelposities
Voor wat betreft de financiële sleutelposities klinken andere geluiden. Het zijn met name cfo’s van grotere bedrijven die zeggen moeite te hebben om de belangrijkste posten op hun financiële afdeling in te vullen. Eenderde van de multinationals en beursgenoteerde bedrijven zegt dat deze functies niet goed zijn bezet. Voor kleinere bedrijven geldt een percentage van slechts 6 procent. “Sleutelposities zijn essentieel binnen elke organisatie. Voor de posten binnen grote bedrijven zijn de eisen echter veel hoger en dus hebben cfo’s meer moeite om daarvoor geschikte mensen te vinden”, aldus Kösters. In de race om goed geschoold personeel grijpen veel bedrijven daarom ook in deze tijden nog steeds naar de bonus als beloningsstructuur. In ruim de helft van het bedrijfsleven wordt deze vorm van belonen toegepast. In ruim driekwart van de bedrijven gaat het om een prestatiesom die eens per jaar wordt uitgekeerd. “Bonussen blijven populair. Ze hebben als voordeel dat je de vaste beloningsstructuur laag kunt houden, waardoor je als bedrijf bijvoorbeeld minder pensioengelden hoeft af te dragen. Daarnaast is resultaatgericht werken erg modern in het bedrijfsleven. De prestatiestructuur die daar het beste bij past is de bonus.

Kostenbesparing
De helft van de financiële bedrijfstop verwacht dat de economie in Nederland de komende jaren weer aantrekt en er meer geïnvesteerd gaat worden. Door tijdig ingrijpen hebben veel bedrijven de schade van de economische crisis kunnen beperken. Het jaar 2010 zal volgens cfo’s dan ook de geschiedenisboeken ingaan als het jaar van de kostenbesparing. “Om te kunnen functioneren heb je als organisatie werkkapitaal nodig. Doordat de kredietverstrekking door banken in vergelijking met twee jaar geleden behoorlijk is stilgevallen, moesten bedrijven op zoek naar andere manieren om dit te verkrijgen. Ze hebben daarom fors gesneden in de eigen organisatie. Of het einde daarvan in zicht is? Dat hangt af van de sector waarover je praat. Het bankwezen voelde de crisis als eerst en daar wordt langzaam aan weer geïnvesteerd. Daarna kwam de private sector. Nu is de overheid aan de beurt. Het zal nog wel even duren voordat het proces van kostenbesparing daar achter de rug is.”