Bedrijf weet niks van outsource-partner

Management Team, 7 december 2010

Deel 2 van de publicatie omtrent het Best of Finance onderzoek gehouden door DPA Finance.

Veel bedrijven hebben nauwelijks inzicht in de prestaties van hun outsource-partners. Afspraken ontbreken en onbekend is of de gewenste doelstellingen worden gehaald.

Het is één van de knelpunten in de huidige bedrijfsvoering van het Nederlands bedrijfsleven. Dat blijkt uit het DPA-onderzoek 'Best of Finance', een rapportage waaraan 220 financieel directeuren en hoofden financiële administratie hebben meegewerkt. Vooral bij multinationals met meer dan 100 miljoen euro omzet, weet minder dan de helft hoe het gesteld is met het prestatieniveau van de outsource- en shared service partners.

Verbazingwekkend, vindt Martijn Kösters, Business Unit Manager van DPA Finance, het bedrijf dat opdracht gaf voor het onderzoek. “Gemiddeld genomen maakt 20 procent van de bedrijven geen duidelijke afspraken over de service levels met hun partners. Dat is vragen om problemen. Mede als gevolg daarvan heeft 60 procent van het bedrijfsleven geen idee hoe er wordt gepresteerd in de operating units waar de processen naartoe zijn gebracht. Daar springen de tranen toch van in je ogen.”

Oursourcing is out
Haperende communicatielijnen en tegenvallende resultaten zorgen er volgens Kösters voor dat bedrijven hun outsource-activiteiten de komende jaren steeds nadrukkelijker onder de loep gaan nemen. Outsourcing is out, insourcing is in. “Vooral business- en regelgevinggerelateerde processen zullen in toenemende mate weer teruggehaald worden naar Nederland. Je kunt stellen dat oursourcen eigenlijk geen issue meer is.”

Meer knelpunten
De gebrekkige kennis van de eigen outsource-activiteiten is niet het enige knelpunt waar het Nederlands bedrijfsleven mee te maken heeft. Het midden- en kleinbedrijf is de dupe van de strijd om betalingstermijnen en cfo's moeten steeds meer van hun kostbare tijd in managementrapportages steken, zo blijkt uit hetzelfde onderzoek.

Schipperen met betalingstermijn
Ruim eenderde van de cfo’s houdt er serieus rekening mee houdt dat afnemers voor de komende tijd ruimere betalingstermijnen eisen. Sneller de centen willen ontvangen, maar zelf langzamer betalen. Het is een trend die bijna niet te stoppen lijkt. Dat leidt tot cashproblemen. “Contractverlengingen worden vooral door grotere bedrijven veelvuldig aangegrepen om de betaaltermijnen op te rekken. Hoe meer cash, hoe machtiger je daarin bent. Hierdoor komt vooral het midden- en kleinbedrijf klem te zitten. Zij zitten immers in het midden van de keten”, aldus Kösters.

Snelheid facturen afgenomen
Opvallend genoeg blijkt de snelheid van factureren te zijn afgenomen. Twee jaar geleden werd de factuur gemiddeld elf dagen na een opdracht op de bus gedaan, dit jaar is dat bijna zestien dagen. En dat in deze tijden van crisis. “In de praktijk ligt de focus blijkbaar meer op het innen van openstaande vorderingen dan op het aanpassen van het eigen factureringsproces. Bedrijven kunnen heel simpel tijdwinst boeken door de enveloppen voortaan niet één keer per maand, maar elke week te versturen. Daar zit een gedeelte van de oplossing in verstopt. En zorg dat je foutloos bent, want in de praktijk worden facturen maar al te vaak teruggestuurd met een verdere vertraging als gevolg.” Een kwart van de bedrijven werkt met KPI’s voor debiteuren. Deze strakker bijstellen is volgens Kösters ook een manier om de betaalmoraal van afnemers in de hand te houden. Wonderlijk is overigens wel dat veel bedrijven de kredietwaardigheid van hun debiteuren niet tot nauwelijks beoordelen. Een kwart van de ondernemingen doet het soms, 16 procent zelfs nooit.

Managementrapportage niet populair
De economische crisis heeft er in ieder geval voor gezorgd dat cfo’s meer tijd kwijt zijn aan managementrapportages. Te veel zelfs, oordeelt 41 procent van de financieel directeuren van de grote multinationals. Zij zien liever dat het rapporteren grotendeels wordt overgenomen door computersystemen en ergeren zich aan het handmatig moeten invoeren van getalletjes in Excel. Vorige week, toen MT het eerste deel van het onderzoek publiceerde, bleek dat veel cfo’s de komende jaren fors willen inzetten op de verdere automatisering van hun administratie. Dat proces heeft als gevolg van de crisis de afgelopen twee jaar stilgestaan. “De cfo is duidelijk op zoek naar een automatische piloot. Een scherm met barometers waarop hij kan aflezen of het goed gaat. Dat scherm is er nu wel, alleen is het allemaal nog onvoldoende geautomatiseerd”, aldus Kösters. “Toch zijn managementrapportages zeker in deze tijden ontzettend belangrijk. Het is hét instrument om op lastige momenten de juiste beslissingen te kunnen nemen.” Bijna eenderde van de cfo’s oordeelt overigens dat de managementrapportages qua inhoud flink zijn veranderd sinds de economische crisis. De focus ligt daarin meer en meer op de toekomst en veel minder op datgene wat is gebeurd. Ook hebben liquiditeitsanalyses een prominentere rol gekregen, zo oordeelt ruim 50 procent van de cfo’s.