Ga van Risicologging naar Risicomanagement

Door: Ing. R. P. Peels, directeur Major Milestones.

Een van de belangrijkste processen binnen project- en programmamanagement is het voor elke professional bekende risico- en issuemanagement proces. Echter, veel project- en programmaorganisaties starten wel trouw met dit proces maar komen vaak na verloop van tijd niet verder dan het loggen van risico’s in plaats van proactief sturen, systematisch en cyclisch identificeren, monitoren en mitigeren. En dus worden veel veel organisaties slachtoffer van onvoorziene gebeurtenissen, met alle gevolgen van dien…..

Donderdag 26 mei jl. heeft DPA in samenwerking met Major Milestones een ronde tafel bijeenkomst te Holland Casino georganiseerd. Het betrof een van de belangrijkste project- en programmamanagement processen: Risicomanagement- en Issue Resolution. Dit artikel geeft een samenvatting van de belangrijkste besproken punten en tips.

1. Er zijn meerdere vormen van risicomanagement
De ronde tafel bijeenkomst is geopend met de mededeling dat er meerdere vormen van risicomanagement zijn en de sessie primair de scope ‘project-, programma- en portfoliomanagement risico’s’ heeft. Bancaire of financiële risicomanagement modellen verschillen qua taal, methode en procesmodellen vaak van de wereld van project- en programmamanagement. Tip is vooral één taal (Engels of Nederlands) met éénzelfde begrippenkader aan te houden om te allen tijde begripsverwarring te voorkomen. Goede theoretische risico- en issuemanagementkaders worden oa gegeven door de projectmanagement Methodiek Prince2™, de programmamanagement methodiek MSP™ en tot slot de risicomanagement methode M_O_R™. Allen afkomstig van het OGC te Londen en dus aansluitend qua taal en methodologie. Voorts heeft Twynstra met hun Risman methode ook een goed risicomanagement framework neergezet. Risicomanagement binnen projecten en programma’s zijn ook geen afvink en/of compliancy (“moet aan voldoen”) lijstjes. Wiskundige analyse modellen zoals het in de financiële wereld bekende MonteCarlo model worden ook in de wereld van project- en programmamanagement niet gebruikt.

2. Doelstelling risicomanagement
Een van de discussietopics was de vraag waarom het belangrijk is risicomanagement überhaupt in te richten. Wat is het doel van dit proces? Waarom is het belangrijk? Het antwoord hierop luidt: "Er kan mogelijk iets fout gaan en dat iets moet worden geïdentificeerd, bestreden en voorkomen. Doelstelling van het risicomanagement proces is middels een pakket van maatregelen het voorkomen van verlies en het veiligstellen van de programma management assets en de programmamanagement Business Benefits. Doelstelling is dus het voorkomen van verrassingen en het stimuleren van pro-activiteit. Risicomanagement levert voor stuurgroepen een Go-nogo beslissing op. Is het nog verantwoord, gezien de risico’s, om door te gaan? Dit punt moet maandelijks op de stuurgroepagenda staan. Minder toegepast, maar zeker ook een belangrijke doelstelling is het benutten van opportunities.

3. Een risico is geen issue!
In de markt worden issues en risico’s vaak verward. In de klassieke benadering is een risico
“An uncertain event or set of events which, should it occur, will have an effect on the achievement of objectives. A risk is measured by a combination of the probability of a perceived threat or opportunity occurring and the magnitude of its impact on objectives”. De consequenties van deze gebeurtenis is op moment van definitie dus onzeker (positief of negatief !) en kan een negatieve of positieve uitwerking hebben op het behalen van je project- of programma doelstellingen. In de kern van risicomanagement wordt een risico bepaald door de rekensom= [een kans op] x [impact].

Een issue daarentegen is “a unplanned and major problem and is happening now and needs direct management attention” (ref MSP Editie 2007). Een issue is dus een aandachtspunt voor management wat voortvloeit uit een geïdentificeerd probleem. Dit is voor een programmalid een ongewenste situatie en gebeurt hier en nu. Voor de projectmanagement puristen is een issue naar de letter van de wet volgens Prince 2: “A statement of concern, a problem, a change, a off-specification or an unavoidable risk”. Let vooral op de laatste. Risico’s die dus vrijwel zeker gaan optreden worden volgens Prince2 dus afgehandeld als een issue. Het kernverschil tussen een issue en een risico is dus ‘de kans, de probability, waarmee een bepaalde gebeurtenis zich voordoet’. Zekerheid versus onzekerheid. Een issue is hier en nu (kans = 100%), een risico kan in de toekomst mogelijk manifest worden.

Waarom kunnen risks en issues dus nooit in 1 log staan?
Er bestaat voor stuurgroepleden en de project- en programmamanagement bazen een prioriterings- en besluitvormingsverschil in het sturen van issues en risks. Ook is er een verschil in energie. Zo moeten bij het risicomanagement proces maatregelen worden genomen, mitigatieplannen worden gemaakt en is het doel mogelijke schade te verkleinen en te beperken. De kern van het risicomanagement proces is dus het stimuleren van pro-activiteit, nadenken over wat je doet. Voorkomen is bij risicomanagement genezen. Goed risicomanagement kost daarom veel energie. De kernvraag luidt constant: hebben we aan alles gedacht en kan ons nog iets overkomen wat we tot op heden niet hebben voorzien?

Een issue daarentegen vereist hard en per direct ingrijpen. Met de te nemen actie moet vaak worden ingestemd, er moet asap een beslissing worden genomen. Issue’s zijn in het hier en nu. Risico’s mitigeer je en hoef je niets aan te doen, behoudens te monitoren. Risico’s kennen derhalve een incubatietijd tot het risico manifest wordt.

4. Risico’s zijn niet tastbaar maar zijn percepties van een werkelijkheid
Risico identificatie is de eerste stap van het daadwerkelijke risicomanagement. Echter, hier kan al veel mis gaan omdat risico identificatie gepaard gaat met menselijke psychologische valkuilen. In de literatuur ook wel bekend als de risk appetite of risk attitude. Ieders risk attitude verschilt namelijk waardoor elk mens anders tegen risico’s aankijkt. Daarom is het verstandig tijdens de start van een project of programma hier aandacht aan te besteden en zodoende het institutionaliseren van risico onderkennend gedrag te bevorderen. Wees verder voorzichtig met copy/paste risico’s, risico’s die altijd overal gelden: de stuurgroep besluit niet, resources zijn niet beschikbaar. In de praktijk blijkt heel zelden dat deze copy/paste risico’s de oorzaak van falen zijn.

5. De echte top risico’s vind je alleen door introductie verwachtingswaarde
Prof Dr. ir. J Halman van Universiteit Twente heeft in samenwerking met NS ProjectConsult onderzoek naar risicomanagement gedaan. In het onderzoeksrapport wordt gesteld dat “het simpelweg definiëren van een risico als ‘kans x gevolg ‘ geen reële voorstelling van de rangorde van risico’s geeft. Door deze manier van benaderen wordt een risico met kleine kans en grote impact (tsunami) gelijkgesteld aan een risico met een grote kans en kleine impact (regenbui)”. Project- en programmamanagement organisaties met een hoger maturity niveau rekenen daarom de geïdentificeerde risico’s ook door naar de financiële consequenties van het risico door de ‘kans x gevolgschade’ in euro’s te berekenen, de zogenaamde verwachtingswaarde. Daarmee scheidt je per direct de tsunami (miljarden schade) van de rekenbui (schade nihil). Middels deze methode vinden project- en programmaorganisatie hun echte top risico’s!

“Major Milestones is hét expertisecentrum op het gebied van portfolio-, programmamanagement en programmamanagement offices. Op grond van meer dan 30 jaar ervaring wordt een brede dienstverlening aangeboden. Bijvoorbeeld de besturing of inrichting van programma’s enerzijds en het verzorgen van gerichte teambuildingsactiviteiten, persoonlijke coaching en opleidingen anderzijds. Zodoende is Major Milestones een full service organisatie binnen de drie kerngebieden. De experts van Major Milestones willen strategische veranderingen realiseren in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Ze werken aan de hand van major milestones zodat steeds inzicht bestaat in de behaalde resultaten en de voortgang van het programma. Samen met onze relaties wordt binnen het platform ‘Friends of Major Milestones’ nieuwe expertise ontwikkeld”. Vandaar ook de missie “continu samen ontwikkelen’’

Volgende >

Benieuwd naar het verbeterpotentieel van uw 'publieke' financiële kolom?

Interesse in een Ronde Tafelbijeenkomst? Meld u aan

Share |

DPA NEVI Partner

DPA Finance is gecertificeerd volgens ISO 9001:2008